Raumvergabe für Universitätsräume

1. Wer kann Räume über die Studierendenvertretung belegen?

Organe der Studierendenvertretung sowie vom Studierendenrat unterstützte Gruppen haben die Möglichkeit über die Studierendenvertretung kostenlos Räume an der Universität für ihre Veranstaltungen zu beantragen.

Bitte beachtet:

• Diese Regelungen gelten nur für Räume an der Universität. Die Räume im Studierendenhaus werden durch den AStA vergeben. Mehr Infos dazu findet ihr hier: http://www.stura.uni-freiburg.de/service/raumvergabe
• Hochschulgruppen, Fachbereiche und Fachschaften können direkt bei der Raumvergabe der Universität Räume beantragen. Sie brauchen nicht den Umweg über die Studierendenvertretung gehen. Den Link zum Antrag findet ihr hier: http://www.zuv.uni-freiburg.de/service/hoersaalvergabe Bitte nutzt den Antrag für Universitätsinterne Veranstaltungen!

2. Wie funktioniert die Belegung über die Studierendenvertretung?

1. Die Belegung von Räumen läuft über den Vorstand. Wenn ihr für eine Veranstaltung einen Raum belegen möchtet, schreibt eine Mail an vorstand@stura.org (am Besten mit dem Betreff "Raumantrag: <Gruppenname>") oder ruft an unter 0761-203 2033.
2. Am einfachsten funktioniert der Prozess, wenn ihr dem Vorstand einen bereits in Teilen ausgefüllten Raumantrag zukommen lasst:
   
   • Wichtig für euch sind die Punkte 1.1, 1.3, 2 und 3. (Sind auch mit Kreuzen markiert)
   • Ihr könnt einen Raumwunsch äußern müsst aber nicht.
   • Der Antrag muss unbedingt von der Person unterschrieben werden, die als Veranstaltungsleitung im Antrag genannt wird. Diese Person haftet gleichzeitig für den planmäßigen Ablauf der Veranstaltung und die Einhaltung sämtlicher Auflagen.
   • Den Antrag findet ihr hier.
3. Der Vorstand wird dann den Antrag prüfen, für euch den Kontakt zur Raumvergabe übernehmen und einen für eure Wünsche (Personenzahl, Ausstattung...) passenden Raum beantragen.
4. Danach wird der Vorstand euch den fertigen Raumantrag schicken, welchen ihr entweder unterschrieben zurückschickt oder ihr schaut beim Vorstand vorbei und unterschreibt vor Ort.
5. Eine Bestätigung über die Raumbelegung verschickt die Raumvergabe der Uni per Post an die im Antrag unter 1.1 genannte Gruppe. Gerne könnt ihr eure Anträge auch in das Studierendenhaus schicken lassen(Anschrift unter 1.1 einfach frei lassen).

3. Was muss ich beachten?

• Die Frist zur Stellung von Raumanträgen bei der Uni ist 2 Wochen vor Veranstaltungstermin. Da es ein bisschen Vorlaufzeit braucht wenn ihr über uns Räume beantragt, wäre es sinnvoll, eure Anträge bei uns weiter im Voraus zu stellen.

• Die Raumanträge müssen zum Teil von euch selbst ausgefüllt werden. Bitte beachtet dazu die Hinweise unter 2.

Allocation of rooms at university buildings:

In this section we will explain how you can book rooms for your events in university buildings via the SU (for free).

1. Who can book a room in the university buildings?

Institutions of the Students‘ Union and groups that are supported by the StuRa (Students‘ Council) have the possibility to book a room at the university (for free) via the Students‘ Union.

Please note that:

• This arrangement is just for rooms at the university. If you want to book a room at the Studierendenhaus (Students‘ Union, Belfortstraße 24), you have to apply at the AStA. You can find more information about that here: http://www.stura.uni-freiburg.de/service/raumvergabe
  
• Initiatives and student councils do not need to apply for rooms via the Students‘ Union. They can book rooms directly at the university using this form: http://www.zuv.uni-freiburg.de/service/hoersaalvergabe

2. How does he booking of rooms via the SU work?

1. The AStA‘s managing board will book the rooms for you. If you need a room for an event write an E-Mail to vorstand@stura.org or call us 0761-2032033.
2. The easiest way is if you hand in an partly filled room request form:
   • Important for you are the sections  1.1, 1.3, 2 and 3. (These are also marked with crosses)
   • If you want a specific room, tell us about it and we try to get it.

   • It is important that the person who signed the request is the person who is responsible for the event (Veranstaltungsleitung). This person vouches for the planned course and the compliance of all terms.

   • You can find the room request form here.
3. The AStA‘s managing board (Vostand) will check your request and will contact the Uni for booking a room. Eventually they will request a suitable room (number of people who fit in, equipment, etc.) for you.
4. The AStA's managing board will send you the finished room request form, which you can either send back signed or you sign the finished room request form personally in their office.
5. A confirmation about the room booking will be send to the group, which stated at 1.1 of the request form. If no address is stated at 1.1 the room booking will be sent to the Studierendenhaus.

3. What do I have to keep in mind?

• The deadline for requesting to book a room at the university is 2 weeks. So we suggest that you hand in your request much more in advance.
• Consider that you have to fill in the request form by yourself.